Hoe zit het met de aftrekbaarheid van eten en drinken?

In dit artikel lees je precies hoe het precies zit met het zakelijk aftrekken van eten en drinken. We zetten voor je op een rijtje wanneer je eten en drinken wel/niet mag aftrekken, aan welke voorwaarden de kosten daarvoor moeten voldoen, hoe je deze bonnen verwerkt in je boekhouding en hoe het zit met de aftrekbaarheid van btw.

Wanneer kan ik eten/drinken zakelijk aftrekken?

Het zakelijk aftrekken van eten en drinken is een beetje een grijs gebied. Iedereen moet elke dag eten dus het is niet zo dat al het eten/drinken dat je nuttigt onder werktijd, per definitie aftrekbaar is. Wanneer een etentje of lunch een zakelijk karakter heeft, zoals een afspraak met een klant of een kop koffie om met iemand te brainstormen, dan mag je het gedeeltelijk aftrekken. Deze kosten vallen boekhoudtechnisch gezien onder de categorie ‘representatiekosten’. Dit zijn kosten die je als ondernemer maakt om jouw zaak te representeren maar waar geen directe tegenprestatie tegenover staat. Hier vallen bijvoorbeeld ook relatiegeschenken, evenementen en bezoeken aan congressen onder. In Moneybird selecteer je voor deze specifieke post ‘eten en drinken met relaties’.

Je mag zakelijke kosten voor eten en drinken slechts gedeeltelijk opvoeren in de boekhouding. Er zijn twee opties: namelijk mét op zonder drempel. Deze twee opties gelden niet alleen voor eten en drinken maar voor alle representatiekosten (zie hierboven).

1) Met drempel en volledige aftrek

De kosten voor eten en drinken zijn tot 4500€ niet aftrekbaar maar als je deze ‘drempel’ bereikt dan mag je alle kosten daarna voor de volle 100% aftrekken. De praktijk leert dat de meeste zzp’ers en kleine ondernemers dit bedrag nooit halen en dus niet voor deze optie kiezen.

2) Zonder drempel en gedeeltelijke aftrek

Deze optie is voor de meeste zzp’ers en kleine ondernemers aantrekkelijker. Er is geen ‘drempel’ maar je mag de kosten voor eten en drinken maar voor 80% opvoeren als zakelijke kosten. Het kan niet voor 100% omdat je er voor een deel natuurlijk ook privé profijt van hebt. Wanneer je met iemand luncht, kun je je zelf besmeerde boterhammen achterwege laten.

Let op: wanneer je zakelijk moet reizen en een hotel boekt voor bijvoorbeeld een congres, dan moet je rekening houden met een maximaal aftrekbaar bedrag voor reis- en verblijfskosten van 1500€ (hier moet je dan ook nog die 20% vanaf trekken).

Kan ik de btw op eten en drinken aftrekken?

De btw op eten en drinken is sinds 2109 9% en je mag dit slechts in bepaalde gevallen aftrekken. De Belastingdienst onderscheidt twee situaties waarvoor verschillende regels gelden.

1) Je nuttigt het eten of drinken buiten kantoor: btw is niet aftrekbaar

Dit kan bijvoorbeeld in een koffiezaak, café of restaurant zijn maar het geldt ook wanneer je een ruimte huurt en een cateraar in de arm neemt. In deze gevallen is de btw in zijn geheel niet aftrekbaar. Selecteer dus in Moneybird de optie ‘geen btw’.

2) Je nuttigt het eten of drinken op kantoor: btw is aftrekbaar

Wanneer je bijvoorbeeld boodschappen doet voor een door jou georganiseerde zakelijke lunch met klanten die plaatsvindt op kantoor, dan is de btw wel aftrekbaar. Je moet dan wel aan kunnen tonen dat deze boodschappen zakelijk waren. Je selecteert dan ‘btw 9%’ wanneer je de bon invoert in Moneybird.

Het verwerken van horecabonnen in Moneybird

Wanneer je gebruik maakt van Moneybird en de juiste categorie selecteert (dus: representatiekosten/eten en drinken met relaties), kun je het bedrag in de eerste instantie gewoon volledig invoeren. Het is het handigst om aan het einde van het jaar in één keer een correctieboeking maken voor het totale bedrag van de categorie. Dat is sneller dan 20% in mindering brengen voor elke horecabon die je invoert.

Doet je boekhouder de aangifte inkomstenbelasting voor jou? Dan is het helemaal makkelijk; zorg er dan voor dat alle bonnen gekoppeld zijn aan ‘eten en drinken/ representatiekosten’. Je boekhouder regelt vervolgens de rest.

We hopen dat alle vragen over de aftrekbaarheid van eten en drinken met een zakelijk karakter hierbij beantwoord zijn.

Ben je klaar met de constante onzekerheid over het bedrag dat moet reserveren voor de Belastingdienst? Maak dan gebruik van onze online tool Bereken Je Belasting. Hierin nemen we alle zaken mee die uiteindelijk bepalen welk bedrag jij moet reserveren voor de Belastingdienst. Je krijgt van ons een maandelijks bijgewerkt rapport met de exacte stand van zaken. We kunnen echt op 50€ nauwkeurig inschatten wat jij aan het eind van de rit moet terugbetalen. Ben jij benieuwd naar jouw situatie? Plan dan een belafspraak met ons in zodat we een persoonlijke inschatting kunnen maken.

Hulp nodig bij de boekhouding of aangifte inkomstenbelasting? Wij kunnen je helpen.