Stel, je hebt iets besteld voor je bedrijf, je betaalt en krijgt een factuur en die verwerk je netjes in je administratie. Mooi. Niks aan de hand zou je zeggen. Totdat blijkt dat het product dat je hebt besteld niet aan je verwachting voldoet of kapot is. Dan moet je het terugsturen en een creditfactuur krijgen van je leverancier en dit weer netjes in je boekhouding verwerken. Wij merken dat er rondom dit onderwerp veel misverstanden bestaan. En dan niet alleen wat betreft het retourneren van spullen maar ook bij aangekochte diensten. In dit blog geven wij antwoord op de meestgestelde vragen rondom het retourneren van ingekochte spullen en diensten en het verwerken van creditfacturen in de boekhouding. Als voorbeeld nemen we hierbij de boekhouding in het programma Moneybird.
Hoe verwerk ik een creditfactuur in de boekhouding?
Allereerst is het belangrijk dat je daadwerkelijk een creditfactuur hebt. Dat kan nog wel eens lastig zijn wanneer je bijvoorbeeld spullen koopt bij grote inkopers zoals bol.com die door derden worden geleverd. Soms moet je daar eerst achteraan.
Heb je de creditfactuur? Mooi, dan kunnen we door naar de volgende stap.
De creditfactuur boek je onder inkomend. In plaats van een positief bedrag, zet je er een minbedrag voor, omdat je het geld nu juist terugkrijgt in plaats van hebt betaald. De btw laat je gewoon staan. Deze factuur koppel je aan de creditnota, en dan is de cirkel weer rond. Hieronder een voorbeeld van een creditfactuur in Moneybird.
Voorbeeld creditfactuur Moneybird
In dit voorbeeld zie je dat er via bol.com een tas is aangekocht die is teruggestuurd. Het bedrag dat via ‘inkomend’ is toegevoegd, heeft een min-teken gekregen.
Let op: je koppelt dit voor de rest aan exact dezelfde categorie als de factuur aankoopfactuur. Je ziet in het plaatje hieronder dan ook dat de tas van bol.com onder ‘kantoorbenodigdheden’ wordt geschaard.
Moet ik nog iets met de ‘normale factuur’?
Nee, die laat je netjes gekoppeld staan aan de betalen. De normale factuur en creditfactuur koppel je in je hoofd natuurlijk wel aan elkaar, omdat het om hetzelfde product gaat. Maar in je boekhouding zijn dit twee verschillende transacties, dus je houdt dit gewoon gescheiden.
Moet ik nog iets doen met kruisposten?
Nee, zoals bij het punt hierboven staat, zijn deze twee transacties van elkaar gescheiden. Hoewel het verleidelijk is, blijf je helemaal van de kruisposten af.
En hoe zit het dan met creditfacturen van aangekochte diensten?
Dat is gewoon exact hetzelfde principe. Of je een dienst of product hebt aangekocht maakt voor het administratieve gedeelte niks uit. Behalve als het gaat om een dienst waarvoor een deel credit is gegaan. Daar gaan we hieronder dieper op in.
Wanneer is er sprake van een gedeeltelijke creditfactuur?
Er is sprake van een gedeeltelijke creditfactuur als je een factuur hebt gekregen en verwerkt en die nog niet hebt betaald, maar wanneer er later besloten wordt dat er een bedrag in mindering wordt gebracht. Maar laten we dat even illustreren een concreet voorbeeld.
Een concreet voorbeeld van een gedeeltelijke factuur
Stel, je wilde voor 1000 euro een 10-rittenkaart kopen bij een coach, en je hebt daar nu 5 sessies van gehad en die factuur heb je ook al verwerkt in je administratie, maar nog niet betaald. Dan besluit de coach van de een op de andere dag dat hij een nieuwe baan aanneemt in loondienst. Door zijn nieuwe baan heeft hij geen tijd meer om met jou de coachingsessies af te maken. In samenspraak besluiten jullie dat hij je voor de overige 5 sessies een creditfactuur stuurt van 500 euro.
Twee facturen koppelen aan één transactie
Nu heb je twee facturen van deze coach in je administratie staan. Een van de oorspronkelijke 1000€ en een creditfactuur van -500€.
Wat je nu doet is 500€ overmaken naar de coach en beide facturen koppelen aan dit bedrag. Op die manier effent het weer netjes uit tot +500€ en klopt je administratie als een bus.
Let op: wanneer je die factuur nog niet had verwerkt in je administratie, zou je er overigens ook voor kunnen kiezen om dat hele verhaal te laten zitten, en je coach te vragen gewoon een nieuwe factuur te sturen voor 500€. Maar: dit kun je niet zomaar doen als je de factuur wel al in je admin had verwerkt en je nu bijvoorbeeld in een ander kwartaal zit. Dan wordt het een rotzooi.
Wat als ik dat bedrag al had overgemaakt?
Wanneer je van tevoren het hele bedrag al had overgemaakt, werkt het eigenlijk hetzelfde als met het voorbeeld van de geretourneerde tas van bol.com. Je hoeft niks tegen elkaar weg te strepen, maar krijgt naast de creditfactuur, het bedrag van 500€ gewoon teruggestort. Dat bedrag koppel je dan aan de creditfactuur. In dit geval zijn die twee facturen volledig van elkaar gescheiden. Het maakt dan niet uit of het gaat om een product of dienst.
Hulp nodig met creditfacturen of andere zaken? Wij helpen je met liefde verder!
We hopen dat we je verder hebben geholpen met alle vragen rondom het maken creditfacturen. Mocht je hulp nodig hebben bij je boekhouding of Belastingaangifte, schroom dan niet om contact op te nemen met ons boekhoudkantoor. Als officieel Moneybird boekhoudkantoor, helpen wij je met alle liefde verder met alles wat te maken heeft met boekhouding en Belastingaangifte.