Btw-aangifte doen in tien stappen
Bezorgt de btw-aangifte je stress of wil je de aangifte snel en efficiënt doen? Lees dan hoe je in tien stappen je de btw-aangifte doet met Moneybird. Met behulp van dit stappenplan, ons artikel over btw-tarieven en onze video tutorials kan het (bijna) niet misgaan.
De kern van je btw-aangifte bestaat uit twee belangrijke acties die je moet ondernemen:
- Je geeft aan bij de Belastingdienst hoeveel btw je moet betalen of terugkrijgen.
- Als je btw moet betalen, moet je dit tijdig zelf overmaken.
Voer deze acties uit volgens de hieronder beschreven tien stappen en je btw-aangifte zit geramd. Begin hier echt op tijd mee.
Stap 1: Check of je kan inloggen
Controleer of je kunt inloggen op de site van de Belastingdienst in het portal voor ondernemers. Ondernemers die voor de eerste keer inloggen, kunnen dit stappenplan van de Belastingdienst volgen. Kom je er echt niet uit? Bel dan de Belastingtelefoon op 0800-0543.
Stap 2: Kijk of al je verkoopfacturen goed verwerkt zijn
Het is belangrijk dat al je omzet in Moneybird verwerkt is. Als het goed is, heb je bij het versturen van je facturen al gecontroleerd of je het juiste tarief hebt gehanteerd. Heb je toch twijfels? Neem dan even contact met ons op.
Gebruik je naast Moneybird misschien nog een ander platform waar omzet wordt geboekt, zoals bijvoorbeeld omzet gegenereerd door je webwinkel of betaalplatform? Zorg dan dat die facturen in Moneybird worden geboekt. Doorgaans boeken we het saldo van die omzet ééns per maand als één nieuwe factuur in Moneybird.
Stap 3: Kijk of al je inkoopfacturen goed verwerkt zijn
De btw voor de goederen of diensten die je inkoopt voor je bedrijf, mag je verrekenen. Deze btw mag je in mindering brengen op de btw die je moet afdragen. Let op: het gaat dus alleen om zaken die je kunt verantwoorden als bedrijfskosten. In principe is dit eenvoudig maar er zijn een paar zaken waar je goed op moet letten.
- Zorg ervoor dat je de gemaakte kosten zakelijk kunt verantwoorden.
- Btw op eten en drinken is niet aftrekbaar. Zie ook onze video tutorial over het invoeren van horecabonnen. En ons aparte artikel over de aftrekbaarheid van eten en drinken.
- Btw op bedrijfsinvesteringen is aftrekbaar, maar let erop dat je voor bedrijfsmiddelen een categorie selecteert waarbij hij op de balans komt te staan en niet in de resultatenrekening.
- Autokosten zijn alleen aftrekbaar als je je auto zakelijk rijdt.
Stap 4: Controleer of alle bankregels gekoppeld zijn
Bij stap 2 en 3 heb je gekeken of alle inkoop- en verkoopfacturen op de juiste manier zijn ingevoerd. De volgende stap is controleren of alle bankregels goed gekoppeld zijn aan de inkoop- en verkoopfacturen (zie video tutorial voor hulp hierbij). Kijk ook goed bij terugkerende betalingen of de datum klopt. Alle inkomsten en uitgaven moeten gelinkt zijn aan inkoop- en verkoopfacturen.
Stap 5: Dien de btw-aangifte in bij de Belastingdienst
Alle voorbereidingen zijn getroffen. Tijd om de btw daadwerkelijk aan te geven bij de Belastingdienst. Log allereerst in op de site van de Belastingdienst. Als het goed is, heb je bij stap 1 gecontroleerd of je kon inloggen.
Ga naar het kopje rapporten en neem nu de bedragen uit het Moneybird-rapport over in de aangifte op de site van de Belastingdienst. Je kopieert dit letterlijk zoals je het in Moneybird ziet staan.
Dien de aangifte in op de site van de Belastingdienst en maak een pdf van deze aangifte. De aangifte is onherroepelijk: je krijgt maar op één moment de gelegenheid om dit te doen. Behoefte aan een visuele uitleg? Bekijk dan onze video tutorial over de btw-aangifte.
Stap 6: Betaal de verschuldigde btw
Dit is het eenvoudigste klusje maar toch wordt het vaak vergeten. Maak de verschuldigde btw ruim voor de laatste dag van de maand over naar de Belastingdienst en gebruik het betalingskenmerk dat in de pdf staat. Controleer voor de zekerheid of het ook daadwerkelijk is afgeschreven. Krijg je btw terug? Dan hoef je niets te doen. Je krijgt het opgegeven bedrag vanzelf op je rekening gestort. Moet je btw betalen? Dan is het het makkelijkst om dit bedrag direct te betalen zodat je het niet vergeet. Je krijgt dus geen acceptgiro of verzoek tot betalen. Het initiatief ligt volledig bij jou.
Stap 7: Verwerk de btw-aangifte in Moneybird
Ga naar Moneybird en voeg bij ‘inkomend’ een memoriaaldocument toe. Dit is het pdf-bestand uit stap 5. Vervolgens moet je de bedragen uit het pdf-bestand overnemen in je memoriaal. Dit kan een lastig proces zijn en het luistert erg nauw. We hebben daarom een video tutorial gemaakt waarin we dit proces stap voor stap uitleggen.
Stap 8: Koppel de betaling van de btw
Onder het kopje ‘bank’ zie je op een gegeven moment de overschrijving van het btw-bedrag naar de Belastingdienst. Deze koppel je aan de categorie ‘betaalde en/of ontvangen btw’.
Heb je geen overschrijving gedaan omdat je geld terugkrijgt? Ook die bankregel koppel je aan ‘betaalde en/of ontvangen btw’.
Stap 9: Check of de balans klopt
Deze stap is om te controleren of je het juiste btw-bedrag hebt afgedragen. Navigeer naar de balans en stel het filter in op 1-1 tot en met de laatste dag van het kwartaal dat nu is aangegeven. Dus bijvoorbeeld 1-1 tot en met 30-9. Kijk of er bedragen staan op ‘te betalen btw’ en ‘te vorderen btw’.
De bedragen die hier staan, mogen niet uitkomen boven €10,- in totaal. Staan hier grotere bedragen? Dan is er iets niet goed gegaan. Je hebt de btw-aangifte niet correct ingevoerd of er een verschil ontstaan tussen de boekhouding en de door jou aangegeven btw-bedragen. Dit moet worden opgelost. Als je hulp nodig hebt, kun je contact met ons opnemen.
Stap 10: Kijk hoeveel inkomstenbelasting je moet betalen
Gefeliciteerd! Je bent klaar met de btw-aangifte.
Het afronden van een btw-aangifte is een goed moment om te kijken hoeveel belasting je moet betalen want je boekhouding is helemaal bijgewerkt.
Ook behoefte aan meer inzicht in je bedrijfsfinanciën? Plan dan een belafspraak met ons in zodat we een inschatting kunnen maken op maat.