Als boekhoudkantoor helpen we veel zelfstandige professionals en ondernemers met hun boekhouding. Wanneer mensen zelf hun financiële administratie doen, corrigeren wij waar nodig. Het valt ons op dat we dezelfde fouten steeds terug zien komen. Veel ondernemers lopen namelijk tegen dezelfde moeilijkheden aan. In dit artikel delen we daarom zeven veel gemaakte fouten in de boekhouding.

 

Fout 1: Zakelijk en privé niet voldoende gescheiden houden

Wanneer je je inschrijft bij de kamer van koophandel raden we je aan direct een zakelijke bankrekening te nemen. Als je jezelf serieus wil nemen als ondernemer, is dit een absolute must. Daarnaast moet je ervoor zorgen dat je privé- en zakelijke betalingen gescheiden houdt. Ga dus geen persoonlijke uitgaven doen van je zakelijke rekening en andersom. Het kan een keer per ongeluk gebeuren dat je iets met de verkeerde pinpas betaalt en dat is zeker weer te corrigeren, maar het levert altijd extra werk en gedoe op. Weest dus direct vanaf het begin secuur hierin.

 

Fout 2: Niet-kloppende facturen versturen

Deze fout zal niet snel voorkomen bij mensen die moderne boekhoudprogramma’s zoals Moneybird gebruiken waarin dit voor een groot deel geautomatiseerd is. Toch kunnen er nog wel fouten insluipen. Denk bijvoorbeeld aan niet-kloppende data, verkeerde btw-tarieven (hierover meer bij fout 4) of missende informatie.  Dit is niet alleen funest voor je eigen administratie maar als je er echt een potje van maakt ook voor zorgen dat je boetes krijgt van de Belastingdienst omdat de facturen niet alle vereiste gegevens bevatten. Lees hier welke eisen de Belastingdienst aan zakelijke facturen stelt.

 

Fout 3: Je administratie niet op orde hebben

Je moet als ondernemer aan heel veel dingen tegelijk denken. Zo moet je bijvoorbeeld een urenadministratie hebben, de gemaakte fietskilometers registreren, alle inkomende en uitgaande facturen registreren etc. Je hebt deze dingen nodig voor je aangifte Inkomstenbelasting en btw-aangifte. Zo is een urenregistratie bijvoorbeeld nodig om aan te tonen dat je ondernemer bent. De beste tip die we kunnen geven gebruik te maken van een modern boekhoudpakket. Veel dingen worden hier automatisch doorgevoerd en berekend en dat voorkomt een hoop extra invoeren of rekenen. Betalingen worden automatisch gekoppeld aan bankregels, er zijn kant-en-klare facturen die altijd een logisch volgnummer hebben en alles wordt automatisch doorgevoerd voor bijvoorbeeld de btw-aangifte.

 

Fout 4: Onjuistheden in btw-aangifte en btw-tarieven

Ook de btw en de btw-aangifte blijven altijd lastige onderwerpen. Let erop dat je altijd de juiste btw-tarieven invoert voor zowel de verschillende diensten die je levert als op de inkomende facturen. Ben je net begonnen? Dan moet je goed uitzoeken wat de tarieven zijn voor de diensten die je levert of goederen die je verkoopt.

Btw op facturen

Wat bijvoorbeeld lastig kan zijn bij inkomende facturen, is de btw op eten en drinken. Hoewel er wel btw over gerekend wordt, moet je dit invoeren als ‘geen btw’. Sowieso moet je goed opletten of je te maken hebt met het hoge of lage tarief of zelfs met 0% of geen btw. Je ziet dit als het goed is altijd staan op de bonnen of specificaties. Staat dit er niet op? Dan moet je erachteraan.

Doe je zaken met het buitenland? Dan moet je de btw misschien ‘verleggen’ of wordt de btw naar jou ‘verlegd’. Hoe dat precies zit en andere details over btw lees je in dit artikel.

Btw-aangifte

Wat betreft de btw-aangifte zelf: vergeet dit niet op tijd te doen! Bijna alle ondernemers zijn verplicht deze aangifte vier keer per jaar te doen voor een bepaalde datum. Dit is je eigen verantwoordelijkheid! Het hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar het is belangrijk dat je je zaken op orde hebt en alles netjes hebt ingevoerd. Wanneer je een overzichtelijk boekhoudpakket gebruikt dat dingen voor je bijhoudt en doorrekent, is het makkelijk mits je weet wat je moet doen. Wij maakten dit stappenplan voor de btw-aangifte. Toch hulp nodig? Dat is uiteraard geen probleem. Wij helpen je graag.

Een ander punt waar het vaak misgaat is het doorberekenen van kosten. Dit is zo’n veelgemaakte fout dat we hem een eigen kopje hebben gegeven. Je leest er meer over bij punt 7.

 

Fout 5: Niet genoeg geld apart houden voor de belasting

Het lijkt een open deur maar sommige mensen verkijken zich erop hoeveel geld ze moeten reserveren voor de Belastingdienst. Wat je als zzp’er of andere ondernemer verdient, is namelijk niet wat je netto overhoudt want er moet nog belasting over betaald worden. Dit kan btw (omzetbelasting) zijn of Inkomstenbelasting. Om hoeveel geld dat precies gaat, hangt af van de winst die jouw bedrijf maakt in een bepaald jaar. Er wordt weleens gezegd dat je een derde moet reserveren maar dat geldt lang niet voor iedereen.

Precies weten waar je aan toe bent?

Wil je nu al een einde maken over de onzekerheid over de bedragen die je moet betalen aan de Belastingdienst? Maak dan gebruik van onze online tool Bereken Je Belasting. Hierin nemen we alle zaken mee die uiteindelijk bepalen welk bedrag jij moet reserveren voor de fiscus. Je krijgt van ons een maandelijks bijgewerkt rapport met de exacte stand van zaken. We kunnen echt op 50€ nauwkeurig inschatten wat jij aan het eind van de rit moet terugbetalen. Ben jij benieuwd naar jouw situatie? Plan dan een belafspraak met ons in zodat we een persoonlijke inschatting kunnen maken.

 

Fout 6: Niet op de hoogte zijn van aftrekposten en regelingen

Je hebt als zzp’er of andere ondernemer recht op een hoop interessante aftrekposten die allemaal je winst kunnen drukken. Dat betekent dat jij – door deze slim in te zetten – minder hoeft te betalen aan de Belastingdienst. Ben je starter? Denk dan bijvoorbeeld als startersaftrek. Verder is er nog de zelfstandigenaftrek, de KOR en kun je (een deel van) de hypotheekrente aftrekken als je een koophuis hebt. Het inzetten van deze kortingen en regelingen kan in je voordeel werken. Blijf dus niet slapen en zoek goed uit waar je recht op hebt! Wil jij optimaal gebruik maken van alle zaken die je winst kunnen drukken? Dan kun je er ook aan denken de hulp in te schakelen van een boekhouder voor de jaaraangifte Inkomstenbelasting. Die weet precies hoe de situatie het voordeligst voor je uitpakt.

 

Fout 7: Onjuist doorberekenen van kosten

Mensen die kosten maken en dit doorberekenen aan opdrachtgevers, vergeten vaak dat ze hier ook btw aan toe moeten voegen. Je gebruikt het tarief dat van toepassing is op de werkzaamheden die je hebt verricht. Meestal is dat gewoon 21%. Je kijkt daarbij niet naar de aard van het doorberekende goed (eten, drinken of reiskosten) maar puur naar het tarief dat jij hanteert. Stel je bent copywriter en je mag een lunch declareren, dan reken je alsnog 21% btw over die lunch. Zelfs al is de btw op eten en drinken voor jou niet aftrekbaar. Meer weten over dit onderwerp? Wij schreven er een gastblog over op de site van Moneybird.

 

Een belangrijke laatste tip

Als je er niet uitkomt, vraag dan tijdig om hulp! Niets veroorzaakt meer onrust dan een boekhouding die achterloopt. De kosten die je uiteindelijk betaalt aan boetes of correcties achteraf zijn vaak hoger dan het op voorhand in de arm nemen van een boekhouder. Bovendien kan het een hoop stress schelen.

Dus inderdaad, je hebt geen boekhouder nodig als je goed inleest, tenzij je er wel een nodig hebt omdat je er niet uitkomt ;-).