Je hoort zpp’ers en andere ondernemers vaak over het bijhouden van een boekhouding. Maar wat is boekhouden eigenlijk en hoe werkt een boekhouding? Wat moet je bijhouden en hoe doe je dat? En kun je dit als beginnend ondernemer zelf of kun je dit beter uitbesteden? Het lijkt veel maar met de juiste informatie en ondersteuning is het echt te doen. Wij zetten in dit artikel de basis van het boekhouden voor je op een rijtje.

 

Wat is boekhouden precies?

De definitie van boekhouden is: “Het systematisch vastleggen van financiële feiten van een persoon, een bedrijf of een (overheids)instelling”. In normale taal dus het bijhouden van een financiële administratie. Toch komt er voor de meeste ondernemers veel meer bij kijken dan het bijhouden van cijfers alleen. Zo moet je ook denken aan het maken en verwerken van offertes, het sturen en verwerken van facturen en het regelen van belastingaangiftes (inkomstenbelasting en omzetbelasting oftewel btw). We zullen in dit artikel de belangrijkste onderdelen van het boekhouden met je delen.

 

Hoe zit het met facturen?

Het bijhouden van inkomsten en uitgaven van een bedrijf zijn de basis van een financiële administratie. Kort gezegd betekent dit dat je alles wat eruit of erin gaat goed moet bijhouden en moet kunnen verantwoorden.

 

Uitgaande facturen

Als jij met je bedrijf goederen verkoopt of diensten verleent dan stuur je facturen aan je klanten. Dit noemen we ‘uitgaande facturen’. Op een zakelijke factuur staat altijd het geldbedrag, een omschrijving van de goederen/diensten en de btw. Er zijn daarnaast nog een aantal andere verplichte zaken die je van de Belastingdienst moet vermelden op een factuur. Denk hierbij aan datum, adres en je KVK-nummer en BTW-nummer. In principe maken en versturen ondernemers deze facturen zelf, ook als ze hun boekhouding hebben uitbesteed.

 

Inkomende facturen

Als ondernemer verdien je niet alleen geld maar moet je zelf ook spullen kopen, een ruimte huren of een opleiding volgen. Dat betekent dat je hoe dan ook te maken krijgt met kosten. Deze kosten vallen onder ‘inkomende facturen’. Ook deze kosten moet je altijd bijhouden. Dat betekent dat je van al je zakelijke uitgaven bonnen of facturen nodig hebt met een btw-specificatie.

 

Hoe verwerk ik de uitgaande en inkomende facturen in mijn boekhouding?

In vaktermen heeft het invoeren van inkomsten en uitgaven ook wel ‘inboeken’ genoemd. Het maakt in principe niet uit hoe je de facturen inboekt maar het is tegenwoordig wel een stuk makkelijker geworden. Waar mensen vroeger priegelden met Word- en Excelbestanden, maken veel ondernemers nu gebruik van simpele en intuïtieve boekhoudprogramma’s zoals Moneybird. In plaats van alles elke keer overtypen en apart bijhouden wordt alles automatisch gekoppeld. Zo berekent het programma, na het aanvinken van het juiste tarief, automatisch de btw en leest het bij inkomende bonnen of facturen automatisch de datum en het bedrag voor je uit.

Deze inkomende en uitgaande facturen worden vervolgens verwerkt in de ‘hele boekhouding’ zodat je precies kunt zien hoe je ervoor staat. Dat scheelt een hoop tijd. Je kunt er ook voor kiezen dit niet zelf te doen maar uit te besteden. In dat geval lever je (foto’s van) bonnen en inkomende en uitgaande facturen aan bij jouw boekhouder en die doet dan de rest.

Eigenlijk ben je dus heel vrij in het verwerken van inkomende en uitgaande facturen, zolang je er een overzicht van hebt. Voor de belastingdienst moet je wel periodiek (meestal per kwartaal) weten wat je resultaten zijn geweest. Deze getallen heb je nodig voor je winst- en verliesrekening en de btw-aangifte (daarover hieronder meer).

 

Debiteuren en crediteuren

Je krijgt misschien direct associaties met de absurdistische sketches van Jiskefet maar debiteuren en crediteuren zijn daadwerkelijk boekhoudkundige termen. Het staat voor nog te ontvangen of te betalen geld. Hoewel je natuurlijk altijd zou willen dat dit vlekkeloos verloopt, kan het zo zijn dat jij of je klant facturen niet direct kunnen voldoen. Die bedragen vallen dan onder debiteuren/crediteuren.

 

Wat zijn debiteuren?

Debiteuren zijn klanten die jou nog geld moeten betalen. Voorbeeld: je bent freelance meubelmaker en hebt voor een klant een kinderbedje ontworpen en in elkaar gezet. Dan kan het zo zijn dat je deze klant na het voltooien van de klus een factuur stuurt. Als deze klant de factuur niet betaalt dan is het een debiteur van jou.

Wanneer klanten niet over de brug komen, kun je ze een herinnering sturen. Als dat ook niet werkt, kun je een incassobureau in de arm nemen.

 

Wat zijn crediteuren?

Crediteuren zijn klanten aan wie jij nog geld moet betalen. Stel: jij bent diezelfde meubelmaker uit het voorbeeld hierboven. Je hebt online een partij hout besteld en ontvangt hier een factuur van. Dan wil je die factuur het liefst zo snel mogelijk betalen. Dit is alleen niet mogelijk want jouw klanten hebben nog niet al hun rekeningen betaald aan jou en daardoor heb je (nog) niet genoeg saldo. Dan is het bedrijf dat jou het hout levert jouw crediteur. Je ziet nu ook direct hoe debiteuren en crediteuren elkaar kunnen beïnvloeden. Een buffer is daarom altijd handig.

In de nieuwste boekhoudprogramma’s zoals Moneybird krijg je een waarschuwing wanneer facturen niet betaald zijn en stuur je een reminder met één druk op de knop. Ook zie je direct welke facturen jij nog moet voldoen.

 

Wat is een winst- en verliesrekening?

Een winst- en verliesrekening wordt ook wel een resultatenrekening genoemd. Het is eigenlijk een grote optel-/aftreksom van alle inkomsten en uitgaven van je bedrijf over een bepaalde periode (meestal een jaar). Het gaat hierbij niet alleen om de facturen maar ook om andere zaken zoals het afschrijven van investeringen. Uiteindelijk verwerk je deze zaken allemaal voor het opstellen van je balans en uiteindelijk voor de jaarrekening.

 

Hoe werkt de balans?

De balans bestaat uit twee gedeelten die met elkaar in evenwicht zijn. In de boekhoudwereld hebben we het over de activa en de passiva. De ‘balans’ is het evenwicht tussen die twee. De activa worden gevormd door de bezittingen, zoals geld, gebouwen, goederen (we noemen dit ook wel de baten) en de passiva bestaan uit het eigen vermogen en het vreemd vermogen zoals geleend geld en openstaande facturen. Het gaat dus om de middelen waarmee de activa gefinancierd zijn (we noemen dit ook wel de lasten).

Als de beide delen naast elkaar gepresenteerd worden, staan de activa aan de linkerzijde (debetkant) en de passiva aan de rechterzijde (creditkant). Aan beide kanten komt, als het goed is, hetzelfde bedrag. Het eigen vermogen is een optel- en aftreksom van alle bezittingen en schulden. Wanneer je een modern boekhoudprogramma gebruikt zoals Moneybird, is het een kwestie van invoeren. De juiste balansbedragen worden dan automatisch doorgevoerd.

Tip: Overstappen op een modern boekhoudpakket zoals Moneybird? Zorg er dan voor dat je samen met jouw boekhouder de beginbalans instelt! Ook wij kunnen je hierbij helpen.

Simpel voorbeeld (weer van diezelfde meubelmaker):

 

Activa                                                 Passiva

 

Auto €2300                                        Eigen vermogen €5100

Zaagmachine €1200                          Geleend van ouders €1700

Hout 600€                                          Crediteuren €1200
Spaarrekening €3000                         Lening auto €500

Lopende rekening €800

Debiteuren €600

 

________                                           __________

€8500                                                 €8500

 

Activa verdelen we verder nog in onder vaste en vlottende activa. Deze details laten we voor dit artikel even achterwege.

Let op! Het eigen vermogen staat altijd aan de passivakant want anders kan de balans niet gelijk zijn aan beide kanten. Dit voelt misschien wat onnatuurlijk aan omdat het geen lening betreft maar zo zit de balans dus in elkaar.

 

Wat is een jaarrekening?

Een jaarrekening is het eindoverzicht van de financiële situatie van je bedrijf van een bepaald boekjaar. Een jaarrekening bestaat uit een balans, een winst- en verliesrekening en een toelichting op beide. Als je alles netjes bijhoudt kun je met de modernste boekhoudprogramma’s van tegenwoordig je jaarrekening eruit laten rollen met een paar klikken. Besteed je het uit? Dan doet jouw boekhouder dit voor je.

 

Hoe zit het met de belastingaangifte? 

Financiële overzichten geven je niet alleen inzicht in je bedrijf, je hebt ze ook nodig voor de Belastingdienst. Belastingaangifte doen is namelijk een belangrijk onderdeel van de boekhouding. De meeste ondernemers krijgen te maken met twee aangiftes 1) De btw-aangifte, ook wel omzetbelasting genoemd en 2) de aangifte inkomenstenbelasting (voor eenmanszaken, dus zzp’ers) of vennootschapsbelasting (voor bv’s en nv’s).

 

Btw-aangifte

Omzetbelasting is een ander woord voor btw. De afkorting staat voor ‘belasting over toegevoegde waarde’. Dit is een belasting die alleen ondernemers betalen over hun gemaakte omzet. De meeste ondernemers doen de btw-aangifte per kwartaal, dus vier keer per jaar. Er zijn drie btw-tarieven. Het hoge tarief van 21%, het lage tarief van 9% en het 0%-tarief.

Een btw-aangifte doe je op basis van je inkomende en uitgaande facturen. Je kijkt dan naar wat je betaald hebt aan btw door bijvoorbeeld iets aan te schaffen en wat je hebt geïnd aan btw aan jouw klanten.

De door jouw betaalde btw noemen we ook wel ‘voorbelasting’. Als jij als ondernemer btw factureert mag je deze voorbelasting aftrekken van de btw die jij hebt gefactureerd aan klanten. Op deze manier haal je er dus voordeel uit. Een ander btw-voordeel kun je krijgen als je in aanmerking komt voor de KOR. Dit is een lucratieve aftrekpost voor ondernemers die maar weinig btw gefactureerd hebben.

Vroeger ging er aan het indienen van een correcte btw-aangifte, een hoop rekenwerk vooraf. Tegenwoordig kunnen ondernemers met moderne boekhoudpakketten en een beetje hulp de btw-aangifte zelf doen. Te veel gedoe? Je kunt dit natuurlijk ook helemaal uit handen geven.

 

Aangifte inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting

De btw-aangifte en boekhouding doen veel ondernemers zelf maar de aangifte inkomstenbelasting (eenmanszaken) of aangifte vennootschapsbelasting (bv’s en nv’s) is wat ingewikkelder. Veel zzp’ers en andere ondernemers maken hiervoor liever gebruik van een boekhouder. Voor bv’s en nv’s geldt zelfs dat ze hun hun cijfers verplicht moeten laten controleren door een accountant.

Wil jij de Belastingaangifte uit handen geven? At your service. Wij doen het met alle liefde. Op onze pakkettenpagina vind je een overzicht van de pakketten en diensten die wij aanbieden. Liever een op maat gemaakt plan? Geen probleem. Neem even contact met ons op.

 

Hoe weet ik hoeveel belasting ik moet reserveren?

Dat is een lastige vraag want dat weet je van tevoren niet. De hoogte van de belasting die je als zzp’er of andere ondernemer over je inkomen betaalt (de inkomstenbelasting) hangt samen met je winst. Omdat Nederland een progressief belastingstelsel heeft, betaal je meer belasting als je meer winst maakt. Je komt dan in een steeds hogere schijf terecht.

 

Vrijstellingen

Als zzp’er heb je recht op een aantal vrijstellingen waardoor je winst wordt gedrukt. Het effect van deze vrijstellingen wordt wel minder als je inkomen stijgt. Daarnaast zijn er voor eenmanszaken ook een aantal aftrekposten zoals de startersaftrek (alleen voor startende ondernemers), zelfstandigenaftrek en aftrekposten die samenhangen met investeringen of bijvoorbeeld een koophuis zoals hypotheekrenteaftrek.

 

 

Boekhouden is voor elk bedrijf anders

De tijd die gaat zitten in het bijhouden van de boekhouding, is voor ieder bedrijf anders. Zo zal onze meubelmaker misschien veel tijd steken in het opstellen van offertes en zal een freelance bedrijfscoach die vaste pakketten aanbiedt en op verschillende plekken werkt weer meer tijd kwijt zijn aan een kilometeradministratie. Iemand die online voedingssupplementen verkoopt zal op zijn beurt veel tijd kwijt zijn met het bijhouden van de voorraadadministratie. Denk daar bijvoorbeeld aan taken als het inkopen van producten of controleren van de voorraad. Dit kun je allemaal rekenen tot de financiële administratie en dus tot de boekhouding.

 

Zelf boekhouden of uitbesteden?

Sommige (vaak startende) ondernemers vinden het vaak lastig om geld uit te geven en willen zoveel mogelijk zelf doen om kosten te besparen. Weer andere ondernemers willen zich het liefst alleen bezig houden met hun core buisiness en besteden de boekhouding helemaal uit. Tegenwoordig kiezen een hoop zzp’ers voor iets daar tussenin. Ze doen de boekhouding zoveel mogelijk zelf maar laten de belastingaangiftes doen door een accountant. Er is hierin niet per se een juiste keuze. Je moet vooral doen waar je je goed bij voelt.

Als modern en innovatief boekhoudkantoor en Moneybird-specialisten hebben wij het meest te maken met ondernemers die kiezen voor een gulden middenweg waarbij zowel boekhouder als ondernemer betrokken is. Dit moedigen wij ook van harte aan. Wij denken namelijk dat iedereen tegenwoordig zelf zijn boekhouding kan doen met de juiste hulp en ondersteuning.

De interface van Moneybird is intuïtief en een hoop processen zijn al in het programma geautomatiseerd. Je moet nog wel gegevens invoeren maar (bijna) alles wordt voor je uitgerekend. Ook het sturen van offertes en facturen is simpel en efficiënt. Daarnaast kan een boekhouder heel makkelijk inloggen op het account van Moneybird gebruikers. Alles sluit zo naadloos op elkaar aan en kleine foutjes kunnen in een wip aangepast worden, zowel door de ondernemers als door de boekhouder. Zo krijg je precies de hulp die je nodig hebt en blijven zowel de tijd als de kosten binnen de perken.

Hulp van een erkende Moneybird boekhouder

Ik ben Dauriard van Noord en ik bied als erkend Moneybird boekhouder diverse pakketten voor ondernemers aan. Liever een op maat gemaakte offerte of toch de hele boekhouding uitbesteden? Geen probleem. Neem ook dan even contact met ons op.

Verder nog vragen of begrijp je iets nog steeds niet helemaal? Ook dan kunnen wij je helpen. Mail of bel ons en we helpen je verder.