Wanneer je werkt als zelfstandig ondernemer moet jij je vanaf het begin bezighouden met boekhouden. Het memoriaal is een apart onderdeel van de boekhouding. In het memoriaal houd je boekingen bij die incidenteel zijn of die niet eenvoudig in een ander onderdeel van de boekhouding verwerkt kunnen worden. Boekingen die lastig onder een ander onderdeel van de boekhouding verwerkt kunnen worden, zijn bijvoorbeeld correcties. Later in dit artikel zullen we je uitleggen wat dit precies betekent. In dit artikel zullen wij je verder uitleggen wat het memoriaal is en hoe je een memoriaalboeking verwerkt in het online boekhoudprogramma Moneybird.
Wat is een memoriaal?
Boekhouden is voor veel ondernemers een bron van frustratie. Boekhouden luistert nauw en het is daarom belangrijk dat gegevens correct worden verwerkt. Fouten in de boekhouding kunnen leiden tot hoge boetes.
Als ondernemer gebruik je vaak dezelfde onderdelen van je boekhouding. Je verwerkt bijvoorbeeld inkoopfacturen in het inkoopboek en al je transacties in het transactieboek. Maar er zijn dus ook memoriaalboekingen. Deze boekingen kun je niet onder diezelfde onderdelen boeken. In Moneybird kun je memoriaalboekingen gemakkelijk bijhouden in het memoriaalboek. Een apart onderdeel.
Voorbeelden memoriaal
In het memoriaalboek horen de volgende boekingen thuis: de beginbalans, loonjournaalposten, afschrijvingen van activa en correcties. Hieronder leggen we je uit wat deze boekingen precies inhouden en geven we je een aantal voorbeelden.
Beginbalans
Een beginbalans is een balansoverzicht van bezittingen, schulden en eigen vermogen die je op een bepaald moment hebt. Bezittingen van je bedrijf (ofwel: activa) zijn bijvoorbeeld gebouwen, auto’s, computers, et cetera. Ook je zakelijke rekening valt onder de bezittingen van je bedrijf. Onder schulden en eigen vermogen (passiva) vallen onder andere kortlopende en langlopende schulden. Kortlopende schulden zijn schulden zoals een lening van minder dan een jaar. Langlopende schulden zijn bijvoorbeeld een hypotheek. Een beginbalans is gebaseerd op de eindbalans van de periode ervoor.
Afschrijvingen van activa
Als ondernemer mag je kosten aftrekken die je maakt voor je bedrijf. Dat is dus iets anders dan kosten afschrijven. Afschrijven doe je als je een investering in je boekhouding verwerkt. Het verschil tussen aftrekken en afschrijven zit hem in de waarde en levensduur van sommige bedrijfsmiddelen. Een bedrijfsmiddel wordt als een investering gezien als het meer dan 450 euro kost en in ieder geval één jaar meegaat. In zo een geval verdeel je de kosten over een langere periode. Per jaar mag je maximaal 20% afschrijven op de aanschafkosten.
Loonjournaalposten
In loonjournaalposten moet je periodiek verantwoorden hoeveel lonen en salarissen je hebt uitgekeerd aan werknemers. In journaalposten zet je ook neer welke prijs je hebt gereserveerd voor premies en sociale lasten. Sociale lasten zijn bijvoorbeeld premies voor werknemersverzekeringen zoals WW, WIA, WAO en ZW.
Correcties
En dan de correcties. Dit is voor veel ondernemers een ingewikkeld onderdeel van boekhouden. Want wanneer maak je een correctie? Een correctie kan je maken als je bijvoorbeeld zakelijk inkopen doet met privégeld. Stel: je bent in een winkel en hebt een gloednieuwe computer in het vizier. Net wat je nodig had voor je bedrijf. Er is echter één probleem. Je hebt alleen je privé pinpas bij je. Gelukkig kun je nu alsnog die computer kopen, maar moet je daarna wel je kosten corrigeren. Je kunt de inkoopfactuur gewoon in het inkoopboek verwerken. Je betaling komt niet voor in je kasboek, omdat je de computer met je privé pinpas hebt betaald. Daarvoor kun je het memoriaalboek van Moneybird gebruiken. In het memoriaalboek kun je de betaling van de inkoopfactuur als privé vermelden.
Hoe maak je een memoriaal in Moneybird?
In het online boekhoudprogramma Moneybird kun je een memoriaalboeking maken onder het tabblad Memoriaal. In Moneybird ga je hiervoor eerst naar het tabblad Inkomend, vervolgens klik je op Toevoegen en daarna kies je het tabblad Memoriaal.
Als je op het tabblad Memoriaal klikt, opent een scherm waar je details van je boeking kunt toevoegen. Allereerst vul je de datum en het kenmerk van de boeking in. Bij het kenmerk omschrijf je kort en bondig waar de boeking over gaat, bijvoorbeeld: Maandelijkse afschrijving computer. Vervolgens voeg je één of twee regels in waar je een categorie selecteert en een omschrijving en credit of debet bedrag toevoegt. De bedragen aan de credit en de debet kant horen in balans te zijn. Als je alles hebt ingevuld kun je de memoriaalboeking opslaan en aangeven dat dit periodiek is.
Je boekhouding uitbesteden
Als je in het online boekhoudprogramma Moneybird alles goed hebt ingevuld, zullen de kosten maandelijks automatisch worden afgeschreven. In Moneybird zullen je afschrijfkosten in je resultatenrekening worden verwerkt. In de balans zal je na verloop van tijd zien dat hoe meer je afschrijft, hoe lager de waarde van je investering wordt. We hopen dat je nu zelf aan de slag kunt met het maken van memoriaalboekingen in Moneybird. Heb je het gevoel dat je door de bomen het bos niet meer ziet? En schakel je liever een ervaren boekhouder in om fouten te voorkomen? Neem dan vooral contact met ons op. Wij helpen je graag en gaan direct voor je aan de slag.